Para dar cumplimiento al decreto 2609 de 2012, reglamentario del título V de la Ley 594 de 2000 –, “Ley General de Archivos”, y parcialmente a los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas, La Empresa de Servicios Públicos de Guatapé E.S.P deberá contar con los siguientes instrumentos para el desarrollo de procedimientos de administración de comunicaciones oficiales y sus archivos en los diferentes ciclos de los archivos (gestión, central, histórico).
El objetivo del proceso de Gestión Documental es administrar los documentos que se producen y reciben en la entidad garantizando su organización, conservación, custodia y disposición final, mediante la centralización del sistema para la administración de archivos y los servicios ofrecidos por La ESP a través la instancia de atención documental.
La gestión documental en la Empresa de Servicios Públicos de Guatapé E.S.P, se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la planeación, producción, recepción, distribución, trámite, consulta, organización, recuperación preservación y disposición final de los documentos, y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la adopción de las Tablas de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica las funciones y procedimientos, los documentos que se producen, reciben y deben conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de los procesos informativos.
La NTCISO15489 define el programa de gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
